XDA chegou a uma verdade de produtividade esta semana: a melhor ferramenta para um pequeno grupo de amigos é aquela que eles realmente vão abrir. Notion perde para o WhatsApp sempre quando o público é um casal planejando uma viagem, um grupo de faculdade agendando um jantar, ou quatro primos juntando as compras de férias. A ferramenta certa não é a mais poderosa. É aquela que substitui o bate-papo infinito do grupo sem pedir ao grupo para aprender uma interface nova. Testamos 7 aplicativos móveis que atingem essa marca.
O que procurar em um aplicativo de produtividade compartilhada
A lista curta deve permanecer curta. Grupos de amigos não fazem pesquisa de produtos.
- Integração em menos de 30 segundos, sem login obrigatório com SSO corporativo
- Listas compartilhadas visíveis em um widget, sem “abra o aplicativo para ver a lista”
- Notificações que não vão para o spam porque o aplicativo se fez passar por um jogo
- Um plano gratuito que não é uma demonstração de um plano empresarial
- Linhas de comentários em itens individuais, para que possamos discutir o bolo de aniversário sem sair da lista
- Sincronização rápida o suficiente para que a pessoa que adicionou o item não o adicione novamente em um minuto
Comparação rápida
| Aplicativo | Melhor para | Plataformas | Plano gratuito | Preço inicial/mês | Avaliação |
|---|---|---|---|---|---|
| Todoist | Lista de tarefas compartilhada séria com colaboração leve | Android, iOS, web, desktop | Sim, 5 projetos compartilhados | 4 | 4.5 (Play Store) |
| Google Keep | Listas e notas compartilhadas sem atrito | Android, iOS, web | Sim | Grátis | 4.6 |
| TickTick | Listas compartilhadas mais um calendário | Android, iOS, web, desktop | Sim | 3 | 4.6 |
| Trello | Planejamento baseado em cartões para projetos em grupo | Android, iOS, web, desktop | Sim, 10 quadros | 5 | 4.4 |
| Any.do | Listas compartilhadas simples e orientadas para dispositivos móveis | Android, iOS, web | Sim | 3 | 4.4 |
| Cozi Family Organizer | Calendários domésticos e familiares | Android, iOS, web | Sim | 3 | 4.5 |
| Google Tasks | Já instalado em todo Android | Android, iOS, web | Sim | Grátis | 4.4 |
1. Todoist, melhor para uma lista de tarefas compartilhada séria que até amigos não técnicos usarão
Todoist é o aplicativo para escolher quando uma pessoa do grupo se preocupa com produtividade e os outros apenas querem algo que funcione. Projetos compartilhados aparecem ao lado dos pessoais com um pequeno ícone. Atribuir uma tarefa é uma operação de dois toques, e o analisador de linguagem natural entende “próximo domingo” e “toda terça-feira às 19h”.
Onde fica aquém: o plano gratuito limita projetos compartilhados a 5. E o widget no Android é bom, não excelente.
Preços:
- Grátis: 5 projetos pessoais, 5 projetos compartilhados, 5 filtros
- Pago: 4/mês Pro (projetos ilimitados, lembretes, duração da tarefa, layout do calendário)
Plataformas: Android, iOS, Windows, macOS, Linux, web
Download: Google Play | App Store
Bottom line: a âncora de uma pilha de produtividade compartilhada. Todos podem usar, uma pessoa pode liderá-la.
2. Google Keep, melhor para listas compartilhadas sem atrito
Google Keep é o aplicativo que a maioria dos usuários não técnicos do Android já possui. Uma nota ou lista de verificação pode ser compartilhada com qualquer pessoa que tenha uma conta do Google em um único toque. O widget está a um toque da tela inicial. As notas de voz são transcritas. As cores permitem que um grupo de quatro encontre sua lista em um relance.
Onde fica aquém: sem datas de vencimento em itens individuais, sem atribuição de tarefas, e pesquisa fraca além de cem notas.
Preços:
- Grátis: totalmente grátis, vinculado a uma conta do Google
- Pago: nenhum
Plataformas: Android, iOS, web, ChromeOS
Download: Google Play | App Store
Bottom line: a ferramenta que a maioria dos grupos já possui. Use-a antes de pedir que alguém instale algo novo.
3. TickTick, melhor para listas compartilhadas mais um calendário
TickTick envolve um aplicativo de lista de tarefas em torno de um calendário real. Listas compartilhadas são sincronizadas em todo o grupo, todos veem o mesmo calendário, e um cronômetro Pomodoro fica em um canto para quando o planejamento se torna ação. Rastreamento de hábitos, listas de verificação e lembretes baseados em localização complementam o plano gratuito.
Onde fica aquém: a promoção Premium no aplicativo é agressiva, e leva uma semana para perceber quais recursos realmente a precisam.
Preços:
- Grátis: listas compartilhadas, visualização de calendário (limitada), 99 tarefas por lista
- Pago: 3/mês Premium (sincronização completa de calendário, mais subtarefas, filtros, prioridades)
Plataformas: Android, iOS, Windows, macOS, Linux, web
Download: Google Play | App Store
Bottom line: a ferramenta se o grupo se preocupa mais com “quando” do que “o quê”.
4. Trello, melhor para projetos em grupo
Trello brilha quando o trabalho compartilhado é um projeto em vez de uma lista. Uma viagem tem cartões para voos, hotéis, atividades e bagagem. Todos arrastam cartões. Os comentários ficam em cada cartão, as listas de verificação são aninhadas dentro dos cartões, e os anexos (fotos de recibos, PDFs de confirmações) ficam ao lado deles.
Onde fica aquém: excessivo para uma lista de compras, e o plano gratuito agora limita a 10 colaboradores por espaço de trabalho.
Preços:
- Grátis: 10 quadros por espaço de trabalho, cartões ilimitados
- Pago: 5/mês Standard (quadros ilimitados, campos personalizados, listas de verificação avançadas)
Plataformas: Android, iOS, Windows, macOS, web
Download: Google Play | App Store
Bottom line: a ferramenta para planejar um casamento, uma viagem ou uma mudança de grupo.
5. Any.do, melhor para listas compartilhadas simples e orientadas para dispositivos móveis
Any.do é o mais próximo desta lista ao Google Keep com datas de vencimento. Listas compartilhadas, atribuição de itens e um widget limpo. A visualização Moment nos força através das tarefas abertas cada manhã, e as listas de compras se categorizam automaticamente em produtos, laticínios e despensa.
Onde fica aquém: o plano gratuito é mais fino do que parece, e as funcionalidades do assistente de IA promovem fortemente uma assinatura Premium.
Preços:
- Grátis: listas compartilhadas, lembretes básicos
- Pago: 3/mês Premium (temas ilimitados, lembretes baseados em localização, lembretes do WhatsApp)
Plataformas: Android, iOS, Windows, macOS, web
Download: Google Play | App Store
Bottom line: escolha se o grupo resolveu usar apenas celular e não quer lembretes do computador.
6. Cozi Family Organizer, melhor para domicílios
Cozi Family Organizer visa famílias que compartilham um calendário doméstico, plano de refeições e lista de tarefas. Todos veem a mesma visualização, todos podem adicionar. Resolveu o problema “quem busca quem” para muitos pais antes que os aplicativos genéricos de listas de tarefas alcançassem.
Onde fica aquém: fortemente temático para famílias com crianças. Um grupo de quatro companheiros de quarto acharão o tom estranho.
Preços:
- Grátis: calendário compartilhado, listas, receitas
- Pago: 3/mês Gold (rastreador de aniversários, contatos, sem anúncios, visualização do mês móvel)
Plataformas: Android, iOS, web
Download: Google Play | App Store
Bottom line: apenas para grupos domésticos. Ignore para grupos de amigos.
7. Google Tasks, melhor porque já está aí
Google Tasks é a opção que ninguém se lembra de considerar. Está no Gmail, está no Calendário, e há um aplicativo autônomo do Android. Listas compartilhadas chegaram recentemente, e embora o conjunto de recursos seja fino, a fricção é zero: todos já têm uma conta do Google. Este único fato vence argumentos.
Onde fica aquém: notificações são mais silenciosas que os aplicativos pagos, e não há widget que valha a pena usar.
Preços:
- Grátis: totalmente grátis, vinculado a uma conta do Google
- Pago: nenhum
Plataformas: Android, iOS, web (via Gmail, Calendário ou aplicativo autônomo)
Download: Google Play | App Store
Bottom line: o aplicativo para tentar antes de pedir que alguém instale algo novo.
Como escolher o certo
- Se ninguém tem nenhum hábito de produtividade ainda: Google Keep ou Google Tasks. Ambos já estão aí.
- Se uma pessoa vai liderar e outros seguirão: Todoist.
- Se a coisa compartilhada é um projeto, não uma lista: Trello.
- Se o planejamento gira em torno de datas: TickTick.
- Se o grupo é um domicílio com cozinha: Cozi.
- Se o grupo é apenas celular e simples: Any.do.
A armadilha é escolher Notion porque é poderoso. É poderoso, e ninguém no grupo o abrirá após a segunda semana.
Perguntas Frequentes
Qual é o aplicativo de lista de tarefas compartilhada mais simples para amigos não técnicos?
Google Keep. Um toque para compartilhar, funciona em um widget, todos já têm uma conta do Google. Sem datas de vencimento, o que é bom para listas de compras e ruim para cronogramas.
Posso compartilhar listas do Todoist sem pagar?
Sim. O plano gratuito inclui 5 projetos compartilhados com até 5 colaboradores cada. A maioria dos grupos de amigos cabe confortavelmente dentro.
Qual aplicativo é melhor para planejar uma viagem em grupo?
Trello. Cartões para voos, hotéis, atividades, bagagem. Comentários em cada cartão. Anexos para confirmações. É o que o software de planejamento de viagens pareceria se o tivéssemos projetado do zero.
Esses aplicativos também funcionam em iPhones?
Todos eles. Cada aplicativo nesta lista tem uma versão do Android e do iPhone, e as listas são sincronizadas.
E quanto ao WhatsApp? Ainda precisamos de tudo isso?
WhatsApp é bom para mensagens. É ruim para listas, porque uma lista sai da vista no momento em que alguém envia um meme. Até o Google Keep é uma lista melhor, porque a lista permanece no lugar.
